KI im Unternehmen: Warum der Gesamtablauf zählt

Schneller arbeiten heißt noch nicht schneller fertig werden

Ein Text ist schneller geschrieben, ein Bericht in wenigen Minuten vorbereitet. Trotzdem warten Kunden weiter auf Antworten und Entscheidungen bleiben liegen. Wie passt das zusammen?

KI kann einzelne Aufgaben beschleunigen. Ob das ganze Unternehmen davon profitiert, zeigt sich erst im Zusammenspiel der Arbeitsschritte. Entscheidend ist, was mit dem Ergebnis anschließend geschieht.

Ein Beispiel: Der Bericht ist fertig der Vorgang noch lange nicht

Eine Mitarbeiterin benötigt mit KI nur noch 20 statt 60 Minuten für einen Bericht. Danach liegt das Dokument drei Tage zur Freigabe. Eine Zahl muss korrigiert werden, weil zwei Abteilungen unterschiedliche Daten verwenden. Nach der Freigabe überträgt jemand das Ergebnis von Hand in ein anderes System. Die eingesparten 40 Minuten sind ein Fortschritt. Die Wartezeit, die Rückfragen und die doppelte Dateneingabe bestehen jedoch weiter. Für den Kunden verändert sich dadurch möglicherweise wenig.

Der größere Hebel liegt in diesem Beispiel bei der Übergabe: eine verlässliche Datenquelle, eine eindeutig zuständige Person und eine Freigabe ohne unnötige Warteschleife. Erst dann wird aus einer schnelleren Einzelaufgabe ein besserer Gesamtablauf.

Den Nutzen am vollständigen Vorgang messen

Die Zeitersparnis beim Schreiben oder Zusammenfassen ist nur ein Teil des Ergebnisses. Für eine aussagekräftige Bewertung betrachten Sie einen Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss:

• Gesamtdauer: Wie lange dauert es, bis die Anfrage tatsächlich erledigt ist – einschließlich Wartezeiten?
• Nacharbeit: Wie oft müssen Ergebnisse korrigiert oder Informationen erneut angefordert werden?
• Übergaben: An welchen Stellen werden Daten nochmals erfasst oder Aufgaben zurückgegeben?
• Ergebnis: Erhält der Kunde schneller eine brauchbare Antwort oder bleibt lediglich intern mehr Zeit übrig?

Vergleichen Sie ähnliche Vorgänge vor und nach einer Veränderung. Berücksichtigen Sie dabei auch den Aufwand für Prüfung und Korrektur der KI-Ergebnisse. So erkennen Sie, ob die Verbesserung den gesamten Ablauf erreicht oder Arbeit nur an eine andere Stelle verlagert.

Was die Forschung dazu beiträgt

Die McKinsey-Befragung „The state of AI“ vom März 2025 untersuchte unter anderem den Zusammenhang zwischen organisatorischen Veränderungen und dem berichteten wirtschaftlichen Nutzen generativer KI. Unter den 25 untersuchten Merkmalen zeigte die Neugestaltung von Arbeitsabläufen den stärksten Zusammenhang mit einem Ergebnisbeitrag.

Das ist ein Befragungsergebnis und kein Beweis dafür, dass eine bestimmte Maßnahme in jedem Unternehmen denselben Nutzen erzeugt. Meine Schlussfolgerung daraus: Prüfen Sie neben der Qualität der KI immer auch, wie deren Ergebnisse durch Ihr Unternehmen weiterlaufen.

Wie Sie den Gedanken praktisch weiterführen

Die konkrete Planung und Umsetzung finden Sie auf den dafür vorgesehenen Seiten:

• Digitalstrategie für Unternehmen: Ziele klären und Vorhaben priorisieren.
• Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI: Aufgaben, Verantwortung und die praktische Erprobung organisieren.
• KI verstehen und im Unternehmen nutzen: weitere Themen und Praxisbeispiele im Überblick.