Digitalisierung für kleine Unternehmen umsetzen

Der Einstieg passt, wenn Interessenten wichtige Angaben vergessen, Anfragen an unterschiedlichen Stellen eingehen oder im Team unklar ist, wer sich kümmert. Gemeinsam legen wir für einen abgegrenzten Anfrageprozess fest, welche Informationen wirklich gebraucht werden und wohin sie zur Bearbeitung gelangen.

Fünf konkrete Arbeitsergebnisse

• Ein abgestimmter Anfrageweg: Wir klären, für welche Leistung das Formular gedacht ist, welche Angaben für die erste Bearbeitung nötig sind und wer die Anfrage übernimmt.
• Ein eingerichtetes Anfrageformular: Verständliche Felder, passende Pflichtangaben und Hinweise unterstützen Interessenten beim Ausfüllen. Wir erheben die für den vereinbarten Zweck benötigten Angaben.
• Eine festgelegte Weiterleitung: Die Anfrage geht an die vereinbarte Person oder das zuständige Postfach. Betreff und Darstellung der Angaben erleichtern die Zuordnung im Team.
• Ein gemeinsamer Funktionstest: Wir prüfen das Ausfüllen am Computer und am Smartphone, den Umgang mit fehlenden Pflichtangaben, die Rückmeldung nach dem Absenden sowie den Eingang der Testanfrage am vereinbarten Ziel.
• Ein klarer Bearbeitungsweg: Eine kurze Dokumentation hält Zuständigkeit, Vertretung und nächsten Schritt fest. Ihr Team weiß, wie eingegangene Anfragen geprüft und weiterbearbeitet werden.

Rahmen des Einstiegs: Ein klar abgegrenzter Anfrageprozess mit einem Formular und vereinbarter Weiterleitung auf einer geeigneten bestehenden Website. Felder, Empfänger und Rückmeldungen stimmen wir vorab ab. Der Einstiegspreis beträgt ab 990 € einmalig zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Technische Voraussetzungen und mögliche Zusatzkosten werden vor der Beauftragung geklärt.

Beispiel: Eine Dienstleistung gezielt anfragen

Ein Interessent wählt die gewünschte Leistung, beschreibt seinen Bedarf und nennt seine Kontaktdaten. Das Formular macht fehlende Pflichtangaben sichtbar. Nach erfolgreichem Absenden erscheint eine verständliche Bestätigung. Die zuständige Person erhält die Anfrage mit den vereinbarten Angaben und prüft, ob Rückfragen nötig sind. Ein Termin oder Auftrag wird erst im anschließenden Kontakt abgestimmt.

Praxisbeispiel: Von der Websiteanfrage zur Bearbeitung > – mit den einzelnen Schritten, dem Umgang mit fehlenden Angaben und Kriterien für den gemeinsamen Test.

Was zusätzlich vereinbart wird

Weitere Formulare oder Sprachen, Terminbuchung, Datei-Uploads, CRM-Anbindung, komplexe Verteilregeln und automatische Nachfassaktionen werden bei Bedarf gesondert angeboten. Das gilt auch für Website-Neuaufbau, zusätzliche Lizenzen, laufende Wartung und Betreuung.

Vor dem Einsatz stimmen wir Zugriffsberechtigungen, Aufbewahrung und die erforderlichen Hinweise mit den bei Ihnen Verantwortlichen ab. Die Einrichtung eines Anfrageformulars umfasst keine individuelle Rechtsberatung. Inhaltliche Prüfung, persönliche Rückmeldung und Entscheidung über das weitere Vorgehen bleiben bei Ihrem Team.

Wenn mehrere Systeme und Bearbeitungsschritte automatisch verbunden werden sollen, finden Sie den passenden Rahmen unter Abläufe verbinden und automatisieren. Für die anschließende Angebotserstellung erläutern wir den Umfang unter Angebote schneller vorbereiten.

Der Einstieg richtet sich an Unternehmen, die ähnliche Leistungen regelmäßig anbieten und dafür Informationen immer wieder neu zusammensuchen. Wir betrachten einen vereinbarten Angebotsablauf, beispielsweise für eine wiederkehrende Dienstleistung. Vorhandene Angebotsunterlagen und Leistungsbeschreibungen bilden die Grundlage.

Vier konkrete Arbeitsergebnisse

• Ein verständlicher Ablauf: Wir halten fest, welche Schritte von der Kundenanfrage bis zur Freigabe nötig sind und wer sie übernimmt.
• Eine Liste der benötigten Angaben: Kundeninformationen, Leistungsumfang, Voraussetzungen und noch offene Fragen werden nachvollziehbar geordnet. Für verbindliche Angaben benennen wir die maßgebliche Quelle.
• Eine abgestimmte Angebotsvorlage: Auf Basis Ihrer vorhandenen Inhalte strukturieren wir die wiederkehrenden Bestandteile. Individuelle Angaben und noch zu prüfende Positionen bleiben erkennbar.
• Ein gemeinsamer Test und Prüfweg: An einem passenden Beispielfall prüfen wir, ob die Angaben zur Vorlage passen, offene Punkte auffallen und Ihr Team den Entwurf prüfen und freigeben kann.

Rahmen des Einstiegs: Ein wiederkehrender Angebotsablauf mit einer vereinbarten Vorlage auf Basis bereitgestellter Inhalte. Den konkreten Umfang und Aufwand stimmen wir vor der Beauftragung ab. Der Einstiegspreis beträgt ab 1.490 € einmalig zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Praxisbeispiel: Angebote aus vorhandenem Wissen vorbereiten > – mit Kundendaten, freigegebenen Leistungsbausteinen, verbindlicher Kalkulation und einem klaren Prüfweg.

Wann zusätzliche Umsetzung nötig ist

Sollen Daten automatisch aus CRM, Warenwirtschaft oder anderen Systemen übernommen werden, prüfen wir zuerst die verfügbaren Schnittstellen. Zusätzliche Automatisierungen, KI-Anbindung, die Aufbereitung größerer Altbestände und laufende Betreuung werden nach Umfang gesondert angeboten. Mögliche Lizenz- und Nutzungskosten weisen wir separat aus.

KI kann bei geeigneten Aufgaben Formulierungen und Entwürfe unterstützen. Leistungszusagen und Preise stammen aus Ihren freigegebenen Grundlagen. Eine KI-Unterstützung und die automatische Übertragung von Daten werden nur eingerichtet, wenn sie Bestandteil des vereinbarten Auftrags sind.

Wenn Sie Ausschreibungen mit einer Antwortbibliothek bearbeiten möchten

Für umfangreiche Fragenkataloge, Quellenbelege, Rechteverwaltung und mehrstufige Freigaben ist ein eigenes Projekt erforderlich. Das Praxisbeispiel KI-Angebotsassistent bei Wilfried Häring zeigt einen solchen Lösungsweg. Ein vollständiges Ausschreibungsassistenzsystem wird individuell kalkuliert. Der Einstiegspreis dieser Angebotsvorbereitung bezieht sich auf den oben beschriebenen begrenzten Umfang.

Der Einstieg passt, wenn Ihr Team Angaben wiederholt überträgt, Dateien manuell ablegt oder nach einem bestimmten Ereignis immer dieselben Schritte ausführt. Wir wählen einen klar abgegrenzten Workflow und verbinden dafür geeignete vorhandene Werkzeuge. Gemeinsam legen wir fest, was automatisch laufen soll und an welchen Stellen eine Person prüft oder entscheidet.

Fünf konkrete Arbeitsergebnisse

• Ein abgestimmter Ablaufplan: Auslöser, benötigte Angaben, automatische Aktionen und menschliche Prüfschritte werden festgehalten. Zuständigkeiten und das gewünschte Ergebnis sind klar.
• Ein eingerichteter Workflow: Wir verbinden die vereinbarten Systeme über geeignete vorhandene Funktionen oder Schnittstellen und richten die festgelegten Verarbeitungsschritte ein.
• Ein definierter Umgang mit Fehlern: Für die vereinbarten Fehlerfälle legen wir fest, wie unvollständige Vorgänge erkennbar werden, wer informiert wird und wie Ihr Team sie manuell weiterbearbeitet.
• Ein gemeinsamer Funktionstest: Mit passenden Beispielfällen prüfen wir Datenübernahme, Zuordnung und Ergebnis sowie typische Fehlerfälle. Sie geben den vereinbarten Ablauf nach der Prüfung frei.
• Dokumentation und Einweisung: Ihr Team erhält eine kurze Beschreibung des Ablaufs und seiner Prüfpunkte. Wir erläutern Zuständigkeiten, Eingriffsmöglichkeiten und den vereinbarten Meldeweg bei Problemen.

Rahmen des Einstiegs: Ein abgegrenzter Workflow inklusive Einrichtung und Test auf Basis geeigneter vorhandener Werkzeuge und verfügbarer Schnittstellen. Welche Systeme, Aktionen und Fehlerfälle dazugehören, halten wir vorab im Angebot fest. Der Einstiegspreis beträgt ab 1.990 € einmalig zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Beispiel: Einen eingehenden Auftrag zur Bearbeitung vorbereiten

Ein bestätigter Auftrag geht in einem festgelegten Postfach ein. Der Workflow übernimmt die vereinbarten Angaben und Anhänge, legt einen Vorgang im vorgesehenen Ablageort an und benachrichtigt die zuständige Person. Fehlende Pflichtangaben werden zur Klärung markiert. Ihr Team prüft den Vorgang und gibt die weitere Bearbeitung frei. Welche Schritte automatisiert werden können, hängt von Ihren Systemen und dem Format der eingehenden Daten ab.

Was zusätzlich vereinbart wird

Mehrere miteinander verzahnte Abläufe, individuelle Schnittstellenentwicklung, umfangreiche Datenbereinigung oder die Ablösung bestehender Systeme erfordern einen gesonderten Umfang. Auch KI-Funktionen, Lizenz- und Nutzungskosten, Hosting sowie laufende Überwachung und Betreuung werden bei Bedarf separat angeboten.

Bei komplexen, systemübergreifenden Vorhaben oder umfassender KI-Integration kann die Unternehmensberatung von Wilfried Häring die fachliche und technische Vorbereitung sowie die Steuerung der Umsetzung übernehmen. Gemeinsam klären wir, welcher Rahmen zu Ihrer Aufgabe passt.

Wir prüfen zuerst Ihre vorhandenen Werkzeuge. Ob sie eingebunden werden können, hängt von ihren Funktionen und Schnittstellen ab. Notwendige Änderungen besprechen wir vor der Umsetzung.

Viele Aufgaben lassen sich mit Formularen, Vorlagen und festen Regeln vereinfachen. KI setzen wir dort ein, wo sie für die vereinbarte Aufgabe sinnvoll ist. Zuständigkeiten und Freigaben werden im Ablauf festgelegt.

Ja. Ein überschaubarer Anfrage- oder Angebotsprozess ist ein sinnvoller Einstieg. Weitere Schritte können später ergänzt und gesondert vereinbart werden.

Nennen Sie die Aufgabe, die heute Zeit kostet, die verwendeten Programme und Ihr gewünschtes Ergebnis. Eine kurze Beschreibung reicht für den ersten Kontakt.

Wir klären mit Ihnen den Bedarf und den passenden nächsten Schritt. Kostenpflichtige Beratung oder Umsetzung beginnt erst nach einer gesonderten Beauftragung.